Detente por un momento y piensa en todas las facturas, recibos, talones de pago, estados de cuenta y otros documentos financieros esenciales que te llegan cada mes. Es suficiente para hacer que te dé vueltas la cabeza.
Afortunadamente, un sistema de organización para tus finanzas con el que te sientas cómodo puede marcar la diferencia.
Archívalo todo
Ya sea en un voluminoso archivador de metal o en carpetas seguras en tu computadora, lo primero que tienes que hacer es construir un sistema para archivar tus documentos. Aquí tienes algunos consejos generales:
- Establece un "centro de gestión de papel". Puede ser una papelera o una carpeta en un escritorio o pared (o carpetas digitales que almacenan archivos PDF, si prefieres la presentación electrónica) que se utilizan para ordenar todas tus facturas, documentos, recibos, etc. entrantes, mientras decides qué hacer con cada uno.
- Crea archivos o carpetas (las carpetas de la bandeja de entrada del correo electrónico son especialmente útiles para las facturas entrantes) para separar los elementos que requieren atención inmediata (las facturas dominarán este espacio) de los que se tratarán más adelante (los formularios de seguros y de impuestos son ejemplos). Revisa todo lo que llega por correo o a tu bandeja de entrada semanalmente para mantenerte al día.
- Finalmente, crea carpetas individuales para cada categoría principal que vayan en "almacenamiento a largo plazo" en tu gabinete de archivos físico o digital. Ejemplos de estas carpetas incluyen Salud, tarjetas de crédito, impuestos, inversiones, vivienda y otros préstamos. Las etiquetas y carpetas de colores coordinados te ayudan a diferenciar cada categoría.
Dale a tus facturas un Hogar
Pagar las facturas es algo que siempre harás, así que es importante estar al tanto. Para hacer eso, considera utilizar un sistema separado para archivar tus facturas a medida que llegan. Cualquiera que sea el sistema de archivo que elijas, clasifica las facturas por fecha de vencimiento y, tal vez, incluso configura carpetas para cada mes del año.
Los sistemas de pago en línea como las transferencias ACH y el Bill Pay de SELCO son una excelente manera de configurarlo y olvidarte, y así ahorrar en sellos. Cualquiera que sea el método que elijas, asegúrate de enviar los pagos de tus facturas con antelación suficiente a las fechas de vencimiento para evitar CARGOS por PAGOS ATRASADOS.
'Organiza' tus carpetas
¿Te acuerdas cuando la serie de Netflix "Ordenar la casa" era tan popular? En el programa (y en el libro que lo precedió), Marie Kondo te enseñó el arte de deshacerte del desorden en tu hogar para "hacer brillar la alegría".
Mirar (y pagar) tus facturas puede no generar mucha alegría; evitar que las antiguas se acumulen podría hacerlo.
No te preocupes, esto no tiene que ser una tarea semanal. Pero querrás ordenar cada carpeta de forma regular; semestral o anualmente es suficiente, y deshacerte de todo lo que ya no necesitas. Pero, ¿Cuánto tiempo debes guardar todo? Las siguientes pautas se aplican a los documentos en papel y ELECTRÓNICOS:
- Conserva la mayoría de tus documentos fiscales durante al menos siete años.
- Recicla los estados de cuenta mensuales y otros documentos (facturas de tarjetas de CRÉDITO, estados de cuenta BANCARIOS, etc.) después de aproximadamente un año. Si eres completamente digital todo el tiempo, tus estados de cuenta se archivan automáticamente, así que no se necesita realizar ninguna acción.
- Guarda los recibos de las compras importantes y la información del título (como la de tu AUTOMÓVIL) durante el tiempo que conserves el artículo correspondiente. Y si no quieres conservar los recibos físicos, puedes tomarles una foto y subirlos a tu organizador de archivos digitales (como Google Drive) o envía un correo electrónico a ti mismo el recibo para archivarlo más tarde.
Nota importante: Una vez que estés listo para desechar los documentos en papel, asegúrate de triturarlos primero.
Incluso si eres del tipo de "CAOS CONTROLADO", un poco de organización de tus finanzas puede hacer una gran diferencia. Al crear un sistema de archivo fácil de usar y mantener el desorden bajo control, encontrarás que es mucho más fácil hacer un seguimiento de todo lo que necesitas.
—Este artículo fue adaptado de un artículo de boletín de MONEY MANAGEMENT INTERNATIONAL.
